Wszyscy chcemy, aby nasze projekty kończyły się sukcesem. Sposobem na zwiększenie naszej efektywności jest dobry start projektu  organizacja kick-off meeting’u. Takie spotkanie jest tym bardziej potrzebne, gdyż – mimo że każdy projekt ma te same elementy, a ich zarządzanie jest oparte na metodyce – to jednak każdy projekt jest jednak unikalny, jedyny i niepowtarzalny.

W dzisiejszym wpisie na blogu prezentuję te elementy, które powinny w dobrze przygotowanym kick-offie projektu się znaleźć.

  1. Wizja projektu – zapytaj właściciela, kluczowych interesariuszy, dlaczego ten projekt jest realizowany? Dlaczego powstał i został dopuszczony do realizacji? Co tak naprawdę próbujesz osiągnąć? Jak wygląda rozwiązanie końcowe, produkt, uzasadnienie biznesowe, które będzie satysfakcjonujące interesariuszy projektu, w przede wszystkim właściciela/właścicieli produktu? Jaka jest data, do której projekt ma być zrealizowany?
  2. Mierniki i wskaźniki. Po pierwsze należy odróżnić oba pojęcia – miernik mierzy, wskaźnik wskazuje J (jak w każdym samochodzie mierniki mamy 2 – obroty i prędkość, a pozostałe to wskaźniki). Po drugie – zadaj sobie i innym pytanie – jak będziemy mierzyć sukces projektu? Kiedy będziemy wiedzieć, że projekt został zrealizowany i jest kompletny? Kiedy uznamy, że nasza wizja i cele zostały zrealizowane osiągnięte?
  3. Zakres projektu – co jest do zrobienia – i bardzo ważne – CO NIE JEST DO ZROBIENIA J Czyli co jest  zakresie, a co poza zakresem naszego projektu?
  4. Dokument Inicjujący Projekt – przegląd i weryfikacja podstawowych założeń projektu. Sprawdź, czy wszystko jest i czy opisy są kompletne. Upewnij się, że wszystko jest zrozumiałe. Upewnij się, że nie zaprzecza temu, co jest w punktach 1, 2 i 3 powyżej J
  5. Interesariusze – kto jest zaangażowany w projekt? Na kogo projekt oddziałuje? Kto jest sponsorem projektu? Jak ważny jest dla niego ten projekt? Kto od strony biznesowej będzie zainteresowany projektem? Kto jest członkiem zespołu projektowego? Jak wygląda zespół? Jaki jest podział ról, odpowiedzialności, uprawnień i kompetencji? Kto jeszcze będzie/może być zainteresowany projektem lub jego wynikami? Kto jeszcze potrzebuje informacji o projekcie?
  6. Inne projekty – czy istnieją jakiegokolwiek interfejsy (powiązania, relacje, zbieżne procesy, procedury) do innych projektów w organizacji lub poza nią? Czy jakiś projekt lub jego część musi być ukończona, aby twój projekt mógł wystartować? Czy istnieją jakiekolwiek zależności z innymi projektami? Czy twój projekt współdzieli zasoby z innym projektem?
  7. Ryzyka projektu – czy istnieje cokolwiek, czy istnieje ktokolwiek, o co/o kogo twój projekt może się „potknąć”? Przeanalizuj każdy znany element, który jest lub może spowodować zaistnienie ryzyka w projekcie, m. in. długa nieobecność kluczowych pracowników w zespole, zmiany prawa i wytycznych (również elementy polityki wewnętrznej w organizacji, w której projekt jest realizowany), nieznane wydatki itp.
  8. Kto co robi? – czy wszyscy wiedzą, co do niego należy i co ma robić w projekcie? Czy wszyscy wiedzą, co jest w ich zadaniach, kompetencjach? Czy znają zależności pomiędzy swoimi zadaniami zadań? Kto od kogo jest zależny? Czyje zadania zależą od siebie? Czy posiadają inne niezbędne zasoby do realizacji zadań?

Ponieważ każdy projekt jest inny, podobnie jak każda organizacja, w której go realizujemy – wyżej wymieniona lista nie jest jedyna i ostateczna. Można ją skracać lub poszerzać według własnego uznania, gdyż każda technika stosowana w projektach powinna być użyteczna do własnych celów.

Co – Waszym zdaniem – można dodać do tej listy? Zachęcamy do kontaktu z autorem lub komentowania wpisu.

Joanna Pauly
© Apauly Group Sp. z o.o.