Chociaż nie jest tak łatwo, jak w poprzedniej perspektywie finansowania, gdzie w ramach działań 8.1 i 8.2 POIG finansowane były czasem przedziwne, a momentami wręcz kontrowersyjne przedsięwzięcia z zakresu IT, to nadal mamy dość szerokie możliwości wsparcia finansowego projektów informatycznych z ogólnie pojętych „funduszy unijnych”.

W cyklu kilku artykułów przybliżymy źródła finansowania oraz zaprezentujemy systemy i rozwiązania, na które w naszej ocenie będzie można pozyskać dofinansowanie. Na pierwszy ogień, Działanie 3.3. Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego – „Technologie informacyjno-komunikacyjne w działalności gospodarczej”.

Konkurs w ramach tego działania planowany jest w lipcu i sierpniu, więc jest to dobry moment na decyzję, czy w nim wystartować oraz na przeprowadzenie wstępnych przygotowań. O tym jak przygotować się do aplikowania i co można zrobić już dziś, piszę na końcu artykułu.

Celem działania 3.3 jest zwiększenie wykorzystania technologii informacyjno-komunikacyjnych (TIK) w procesach biznesowych mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP).

Jak już wspomniałem, podmiotami uprawnionymi do otrzymania wsparcia w ramach działania 3.3 będą mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Projekty nie mogą być realizowane w formie projektów partnerskich, np. w sytuacji kiedy kilka firm składa się na wykonanie jednego systemu który będzie powielany w tych firmach.

Ponieważ działanie realizowane jest w ramach RPO woj. śląskiego, projekty muszą być realizowane w woj., śląskim, to znaczy, że firma musi mieć siedzibę, lub oddział na terenie tego województwa. Ma to zapewnić, że udzielona pomoc będzie służyła rozwojowi woj. śląskiego. Ciekawą kwestią, jeszcze bez odpowiedzi, pozostaje sytuacja, w której firma główną siedzibę ma poza woj. śląskim, w naszym województwie mikrooddział czy wręcz wykupioną usługę wirtualnego biura, i w ramach projektu wdraża system wspomagający realizację procesów biznesowych w całej firmie. Z punktu widzenia IT bardzo łatwo zrealizować taki projekt, z punktu widzenia „funduszy” w zasadzie prawie nie spełnia on celu „rozwój województwa śląskiego”. Zwróciłem uwagę na ten paradoks przedstawicielom Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości, które jest Instytucją Pośredniczącą dla tego działania. Obiecali pochylić się nad tematem i odpowiedzieć, jak planowane jest zrealizowanie założenia RPO w tym konkretnym działaniu. Jeśli będziecie zainteresowani odpowiedzią – zachęcam do zapisania się na nasz newsletter. Opiszemy to w kolejnym wydaniu zaraz po otrzymaniu informacji z ŚCP.

Maksymalny okres realizacji projektu wraz z, co ważne, jego rozliczeniem, nie może być dłuższy niż 24 miesiące licząc od daty podpisania umowy. W przypadku szczególnie złożonych projektów, których realizacja nie jest możliwa w tym czasie Instytucja Pośrednicząca, czyli Śląskie Centrum Przedsiębiorczości może odstąpić od tej reguły na wniosek złożony przez Beneficjenta. Z praktycznego punktu widzenia trudno mi wyobrazić sobie w MŚP systemy informatyczne objęte wsparciem, które wymagałyby dłuższego niż 2 letni okresu na ich wdrożenie, lub wykonanie i wdrożenie.

Co można sfinansować? Katalog wydatków możliwych do objęcia wsparciem to tzw. koszty kwalifikowalne. Zanim podam przykłady konkretnych systemów, najpierw zapisy z oficjalnych dokumentów. Zgodnie z dokumentami dot. kwalifikowalności wydatków na tym etapie (ogłoszona dokumentacja konkursowa może wprowadzić ograniczenia) sfinansować można wyłącznie:

  • koszty nabycia nowych środków trwałych6 (w tym m.in.: koszty zakupu, wytworzenia, instalacji, montażu, pierwszego uruchomienia, transportu, opakowania, rozładunku, koszty sprawdzenia i przystosowania nabytego sprzętu, koszty szkolenia personelu, instruktażu) pod warunkiem, że koszty te są ujęte w wartości początkowej zakupionego/wytworzonego środka trwałego w ewidencji środków trwałych beneficjenta;
  • koszty nabycia wartości niematerialnych i prawnych w szczególności zakup licencji i oprogramowania (w tym m.in.: koszty zakupu, wytworzenia, instalacji, montażu, pierwszego uruchomienia, koszty sprawdzenia i przystosowania nabytego oprogramowania, koszty szkolenia personelu, instruktażu) pod warunkiem, że koszty te ujęte są w wartości początkowej zakupionej/wytworzonej wartości niematerialnej i prawnej w ewidencji środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych beneficjenta; zakup wartości niematerialnych i prawnych dedykowanych/wytworzonych bezpośrednio dla wnioskodawcy lub powszechnie niedostępnych, powinien być dokonany bezpośrednio od wytwórcy/producenta lub wyłącznego/autoryzowanego dystrybutora;
  • koszty nabycia nowych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w formie leasingu finansowego poniesione w okresie realizacji projektu; kwalifikowalne są jedynie raty kapitałowe leasingu finansowego z obowiązkiem zakupu aktywów przez beneficjenta po wygaśnięciu umowy leasingu;
  • koszty usług doradczych świadczonych przez doradców zewnętrznych – w tym m.in. zakup usług doradczych związanych z zastosowaniem i wykorzystaniem środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, usługi doradcze niezbędne do wdrożenia zakupionych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, usługi doradcze dotyczące opracowania dokumentacji źródłowej/konstrukcyjnej nowego systemu, usługi doradcze w zakresie zastosowania technologii informacyjno-komunikacyjnych w przedsiębiorstwie;
  • koszty personelu (umowa cywilnoprawna), w przypadku personelu zaangażowanego w wytworzenie środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej,
  • dodatkowe koszty ogólne – koszty usług informatycznych związanych z wykorzystaniem infrastruktury udostępnionej w technologii chmury obliczeniowej, usług związanych z kolokacją, konfiguracją, parametryzacją, skalowaniem, optymalizacją systemu, hostingiem.
  • koszty szkoleń (pomoc de minimis) związanych z realizacją projektu w zakresie rozwoju produktów i usług w oparciu o TIK, w tym m.in. szkolenia pracowników korzystających z produktu projektu, szkolenia dla osób zaangażowanych we wdrażanie projektu, szkolenia dla użytkowników oprogramowania i sprzętu – wydatki kwalifikowalne w wysokości do 10% wartości pozostałych rzeczywiście poniesionych wydatków kwalifikowalnych nieobjętych limitami procentowymi;
  • koszty promocji projektu (pomoc de minimis) z zastrzeżeniem, że zamieszczona treść będzie w całości dotyczyć efektu realizacji projektu; warunkiem kwalifikowalności działań związanych z promocją jest zamieszczenie informacji o współfinansowaniu projektu zgodnie z wytycznymi horyzontalnymi w zakresie informacji i promocji – wydatki kwalifikowalne w wysokości do 10% wartości pozostałych rzeczywiście poniesionych wydatków kwalifikowalnych nieobjętych limitami procentowymi;

Założeniem działania 3.3 jest umożliwienie Beneficjentom wprowadzenia, rozbudowania lub zmodernizowania modelu gospodarki elektronicznej. Innymi słowy, firmy w wyniku realizacji projektu będą mogły wdrożyć systemy informatyczne, które wspomogą procesy zarządcze, operacyjne oraz pomocnicze. Ma to pozwolić na zwiększenie automatyzacji tych procesów oraz optymalizacji np. w zakresie zawierania kontraktów, przesyłania dokumentów, pozyskiwania nowych kontaktów, planowania, zarządzania informacją, zasobami, finansami oraz sprzedaży. Dofinansowanie będzie można uzyskać na nabycie narzędzi informatycznych, które będą wspierać prowadzenie biznesu, zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i na zewnątrz; wspierane będą inwestycje, w wyniku których przedsiębiorstwa z kategorii MŚP będą mogły prowadzić sprzedaż produktów i usług w Internecie, świadczyć e-usługi, współpracować z innymi przedsiębiorstwami w oparciu o nowoczesne rozwiązania teleinformatyczne oraz implementować lub modernizować pozostałe procesy biznesowe przy wykorzystaniu TIK.

Inwestycje wspierane w ramach działania muszą prowadzić do zastosowania rozwiązań TIK wpisujących się z poniższe modele:

  • B2B Business to Business, model uwzględniający współpracę przedsiębiorstw opierającą się na wykorzystaniu TIK prowadzących w efekcie do automatyzacji procesów biznesowych. Model przewiduje m.in. stworzenie opartego o TIK kanału współpracy pomiędzy przedsiębiorstwami, wdrożenie systemów klasy ERP, systemów CRM, systemów wspomagających komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa i komunikację z otoczeniem, systemów obiegu dokumentów w formie elektronicznej
  • B2C Business to Consumer, model, w którym relacje Przedsiębiorstwo – Konsument (odbiorca produktów lub usług) są oparte o TIK. W model ten wpisują się świadczenie e-usług, sprzedaż on-line produktów lub usług, zarządzanie relacjami z klientem (CRM).
  • B2E Business to Employee, model zakładający wykorzystanie TIK w kontaktach w relacji przedsiębiorstwo (pracodawca) – pracownik. W ramach przedmiotowego modelu przewiduje się wsparcie m.in. kompleksowych systemów zarządzania przedsiębiorstwem (np. systemy typu ERP), czy systemów wsparcia działów kadr.
  • C2C Consumer to Consumer, model zakładający interakcję biznesową pomiędzy konsumentami przy wykorzystaniu TIK (np. portale sprzedażowe).

Czego finansować NIE można? Kosztami które bezwzględnie nie będą objęte wsparciem (koszty niekwalifikowane), są wszystkie koszty które nie zostały wymienione w katalogu kosztów kwalifikowanych, mówiąc inaczej „co nie jest dozwolone jest zabronione”. W szczególności należy zwrócić uwagę, że nie kwalifikują się do objęcia dofinansowaniem:

  • wydatki na projekty fizycznie ukończone; w pełni zrealizowane przed złożeniem do instytucji zarządzającej/pośredniczącej wniosku o dofinansowanie. Rozpoczęcie prac związanych z projektem może nastąpić po złożeniu przez Wnioskodawcę wniosku o dofinansowanie;
  • wydatki na działania informacyjno-promocyjne, za wyjątkiem przewidzianych na zadania wymagane przez przepisy dot. realizacji projektu, to jest na przykład oznaczenia, bilbordy i tablice informacyjno-promocyjne;
  • koszty pośrednie, do których należą m.in. opłaty czynszowe, opłaty za energię, ogrzewanie, sprzątanie, opłaty pocztowe, materiały biurowe, opłaty telekomunikacyjne, media oraz inne koszty administracyjne;
  • podatek VAT od towarów i usług,
  • wydatek poniesiony w formie kompensaty,
  • zakup środków transportu,
  • zakup robót i materiałów budowlanych,
  • wniesienie wkładu niepieniężnego – o zasadach wnoszenia wkładu własnego za chwilę,
  • zakup nieruchomości zabudowanej oraz niezabudowanej,
  • leasing w formie operacyjnej, zwrotnej,
  • w przypadku leasingu w formie finansowej – koszty inne niż koszty raty kapitałowej m.in. podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, opłaty ubezpieczeniowe, koszty ogólne,
  • dzierżawa/najem gruntów i budynków,
  • koszty usług doradczych związanych z bieżącą działalnością gospodarczą beneficjenta, które mają charakter ciągły lub okresowy, takie jak rutynowe usługi doradztwa podatkowego, finansowego itp.;
  • zakup używanego środka trwałego (w tym również zakup środka trwałego składającego się z co najmniej jednego używanego elementu – np. w sytuacji, gdy środkowi trwałemu nadano jedynie nową tabliczkę znamionową; natomiast w przypadku wytworzenia środka trwałego składającego się z nowych i używanych elementów niekwalifikowalne są elementy używane).

Ile można dostać pieniędzy?

W puli działania 3.3 na cały okres programowania, na ten moment przewidziane jest 44 miliony euro, czyli ok 176 mln zł na dofinansowanie projektów. W ramach tegorocznego naboru planowane jest udzielenie wsparcia w wysokości 60.800.000 zł (15.200.000 euro).

Wysokość wsparcia zależy od kwalifikacji wielkości wnioskodawcy oraz rodzaju wspieranych działań.

Dla mikro i małych przedsiębiorstwa będzie to 45% kosztów kwalifikowanych, dla średnich przedsiębiorstw – 35%. W przypadku usług doradczych wysokość dofinansowania wynosi 50%, bez względu na wielkość przedsiębiorstwa, tak samo sytuacja wygląda w przypadku projektów mających charakter innowacji procesowych i organizacyjnych. W przypadku udzielenia pomocy de minimis maksymalny poziom dofinansowania UE wydatków kwalifikowalnych wynosi 50%.

Wkład własny Beneficjenta może być wniesiony wyłącznie w formie finansowej. Działanie 3.3 nie przewiduje zaliczkowania, rozliczenie następuje w formie refinansowania zrealizowanego projektu lub jego zamkniętej części, stąd należy zabezpieczyć środki na całość realizacji inwestycji.

Chociaż nie ustalono minimalnej ani maksymalnej wartości projektu, to Należy jednak pamiętać o widełkach w jakich może być udzielone wsparcie. Minimalna wartość wsparcia to 50.000 zł, co za tym idzie praktycznie minimalna wartość projektu to około 110.000 zł. Maksymalne wsparcie w ramach działania 3.3 to 500.000 zł.

Jak przygotować się do udziału w konkursie? Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z harmonogramem, konkurs zostanie ogłoszony w drugiej połowie czerwca. Wtedy poznamy szczegółowe wymagania stawiane beneficjentom. Czy można już coś zrobić, żeby przygotować się do przygotowania i złożenia wniosku w konkursie? Zdecydowanie tak. Na tym etapie można przygotować:

  • „pomysł” – czyli zastanowić się nad tym jakie procesy biznesowe chcielibyśmy realizować z użyciem TIK, z systemów dostępnych na rynku wybrać przykładowy i opisać jego funkcjonalności, które są dla nas istotne, lub opisać cechy nowego systemu, którego nie ma jeszcze na rynku,
  • oszacować budżet projektu i czas realizacji,
  • przemyśleć sposób realizacji (wdrożenie gotowego rozwiązania / tworzenie od podstaw nowego systemu / zlecenie wdrożenia na zewnątrz / realizacja „własnymi siłami” itp.)
  • przygotować dokumenty finansowe przedsiębiorstwa (np. bilanse) za ostatnie 3 lata.

Dalsze informacje o praktyce finansowania rozwiązań IT w firmach, już wkrótce.

Odwiedź nas facebookowy profil: https://www.facebook.com/apaulyeuroconsulting/

I zapisz się do newslettera po zawsze aktualnie informacje.

Tymoteusz Rduch
© APAULY GROUP Sp. z o.o.